Servizio di CONSULENZA GESTIONALE PROTOCOLLO INFORMATICO

Lo scenario della documentazione amministrativa delle P.A. negli ultimi 5 anni ha subito delle forti mutazioni che non sempre sono state poi recepite ed integrate nei normali procedimenti quotidiani.

Il protocollo informatico in vigore dal 1 gennaio 2004, il "codice dell´amministrazione digitale" e la posta elettronica certificata rappresentano i capisaldi dei nuovi sistemi operativi tesi a migliorare ed a ottimizzare tempi e risorse della P.A.

Siamo in questo momento tutti chiamati a far fronte in modo propositivo all´utilizzo delle nuove tecnologie, ma troppo spesso ci si scontra con la realtà e non sempre le soluzioni tecnologiche risultano poi applicabili. Il cambiamento deve essere pianificato e calato su ogni ente, avendo però ben chiaro l´obbiettivo finale.

La Athena Research, oggi, al fine di dare risposte concrete ai molti dubbi, oltre a prevedere ulteriori corsi di aggiornamento con relatori di massima qualificazione ed autorevolezza, è in grado di offrire, grazie anche all´ausilio di propri collaboratori operanti in loco ed accreditati presso le soprintendenze archivistiche di  diverse Regioni Italiane, un servizio di consulenza e formazione globale con carattere spiccatamente operativo sulla materia in questione.

I° SERVIZIO:  ANALISI DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA.

Il supporto consulenziale e/o di formazione che si vuole offrire ha l´obiettivo di tracciare una descrizione dell´attuale stato della struttura organizzativa legata essenzialmente alla descrizione del trattamento  della documentazione amministrativa, dalla sua acquisizione alla sua archiviazione.

L´analisi prevede anche di verificare lo stato della documentazione negli archivi. Al termine della rilevazione verrà elaborata una relazione in cui verranno individuate scelte strategiche agili e veloci, che consentiranno all´ente di arginare i problemi più grossi.

L´analisi può essere utile in fase di decentramento del protocollo informatico da centralizzato, a decentrato su tutti gli uffici. Quando l´ente si accinge ad effettuare una revisione della struttura amministrativa.

II° SERVIZIO:  LO SCARTO DI MASSIMA

Si tratta di un intervento che consente all´ente di recuperare spazio nei propri locali che sono adibiti ad archivio. La selezione e lo scarto prevedono l´individuazione , la selezione e la rimozione ai fii dell´eliminazione della documentazione che per trascorsi limiti di tempo può essere eliminata definitivamente. La prestazione prevede l´individuazione della documentazione da eliminare, la redazione dell´elenco di scarto da inviare alla Soprintendenza Archivistica al fine di richiedere l´autorizzazione all´eliminazione, il coordinamento delle operazioni di eliminazione.

III° SERVIZIO: REVISIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

Revisione del titolario di classificazione o studio di un titolario di classificazione per enti che non ne posseggono uno. Il titolario è un `indice di classificazione che rispecchia le attività che vengono poste in campo dall´ente, che è il soggetto produttore. La classificazione dei documenti è prevista dal  art. 55 D.P.R. 445/2000. Spesso questi strumenti non vengono modificati nel corso del tempo e pertanto la loro efficacia viene resa vana dall´utilizzo di una classificazione che non rispecchia più le funzioni dello steso ente. La redazione così come la revisione del titolario di classificazione prevede una verifica delle attività volte dall´ente e un´analisi degli archivi in cui sedimenta la documentazione.

II costo del servizio ANALISI DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA, rapportato alle dimensioni dell'Ente è indicato nella tabella di seguito riportata.