Documenti digitali PA: gestione e conservazione AgID
Percorso per inquadrare correttamente formazione, gestione e conservazione dei documenti digitali.Applicazione pratica delle Linee Guida AgID nei flussi e nei procedimenti d’ufficio. Indicazioni per ridurre rischi, disallineamenti e inefficienze organizzative.
Date di svolgimento del webinar:
- 28 gennaio 2026
- 12 febbraio 2026
- 13 marzo 2026
- 16 aprile 2026
- 14 maggio 2026
- 15 giugno 2026
A chi si rivolge:
Il corso è rivolto a personale della Pubblica Amministrazione che gestisce documenti e flussi documentali digitali: responsabili della gestione documentale, responsabili della conservazione, personale di protocollo e segreteria, uffici informatici/RTD, URP, personale amministrativo coinvolto in fascicolazione e procedimenti, dirigenti e funzionari che devono presidiare compliance, qualità del dato documentale e corretta tenuta degli archivi digitali. È particolarmente utile per enti che stanno rivedendo o implementando modello organizzativo, manuali e strumenti di gestione e conservazione.
Obiettivi di apprendimento:
- Comprendere i principi e gli obblighi delle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- Saper distinguere correttamente tra gestione documentale e conservazione, ruoli e responsabilità (RGC, RSC, RTD, uffici)
- Saper impostare un modello operativo per protocollo, classificazione, fascicolazione e gestione dei procedimenti in digitale
- Saper definire metadati, regole di produzione e organizzazione dei documenti per garantire reperibilità e valore probatorio
- Saper valutare i requisiti minimi del sistema di gestione documentale e del servizio di conservazione (interno/esterno)
- Saper prevenire criticità ricorrenti (duplicazioni, fascicoli incompleti, metadati incoerenti, errori di versamento in conservazione)
Descrizione del corso:
La gestione digitale dei documenti è un presidio fondamentale per l’efficienza dei procedimenti e per la conformità amministrativa. Le Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti digitali definiscono principi, ruoli, responsabilità e requisiti organizzativi e tecnologici che ogni ente deve tradurre in processi concreti: dalla produzione del documento, alla protocollazione e fascicolazione, fino al versamento e alla conservazione. Il corso affronta il tema con taglio operativo, chiarendo cosa cambia nella pratica quotidiana degli uffici e quali decisioni organizzative sono necessarie per garantire autenticità, integrità, reperibilità e corretta tenuta dell’archivio digitale. Verranno analizzati gli elementi chiave (metadati, fascicoli, manuali, flussi di lavoro, controlli) e fornite indicazioni utili per verificare l’assetto attuale dell’ente e definire un percorso di adeguamento sostenibile.
Risultati attesi:
Al termine del corso i partecipanti avranno un quadro chiaro degli obblighi e delle scelte operative previste dalle Linee Guida AgID e sapranno applicarli ai processi documentali dell’ente. Saranno in grado di impostare o rivedere le regole di gestione (protocollo, classificazione, fascicolazione), definire criteri minimi per metadati e flussi, e dialogare con fornitori/uffici IT per la corretta integrazione con la conservazione. L’obiettivo è ridurre rischi di non conformità, migliorare reperibilità e qualità del documento digitale e rendere più efficiente il lavoro degli uffici.
Programma del corso
- Modulo 1 – La gestione documentale Il protocollo informatico
- Registrazione informatica dei documenti
- Classificazione dei documenti informatici
- Aggregazioni documentali informatiche e archivio informatico
- Compiti del responsabile della gestione documentale
- Modulo 2 – Manuale di gestione documentale
- Riversamento
- Trasferimento al sistema di conservazione Il documento informatico e le firme elettroniche
- Formazione del documento informatico
- Formati e Metadati del documento informatico
- Copie su supporto informatico di documenti analogici
- Copie analogiche di documenti informatici
- Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici
- Modulo 3 – Il documento amministrativo informatico
- I servizi fiduciari del regolamento eIDAS: firme elettroniche, sigilli, riferimenti temporali
- Le diverse tipologie di firme elettroniche e il valore giuridico e probatorio riconosciuto dall’ordinamento italiano Conservazione digitale
- Modulo 4 – Conservazione digitale
- Problematiche e criticità nella conservazione dei documenti amministrativi informatici
- La conservazione dell’archivio digitale di deposito e storico secondo le nuove regole tecniche in materia di conservazione
- Q&A