Documenti intelligenti: ricerca automatica con AI PA

Date di svolgimento del webinar: 

• 28 gennaio 2026
• 23 febbraio 2026
• 19 marzo 2026
• 15 aprile 2026
• 12 maggio 2026
• 25 giugno 2026

A chi si rivolge:
Il corso è rivolto a personale della Pubblica Amministrazione che lavora quotidianamente con documenti e atti e ha bisogno di recuperare informazioni in modo rapido e affidabile: segreterie, affari generali, protocollo e gestione documentale, uffici contratti e appalti, ragioneria/amministrazione, uffici tecnici, responsabili di procedimento e funzionari che redigono o consultano determine, delibere, regolamenti, capitolati, comunicazioni e note interne. È utile anche a chi deve costruire una “base documentale” di ufficio per rispondere a richieste ricorrenti, ridurre tempi di ricerca e standardizzare le risposte.

Obiettivi di apprendimento:

• Saper impostare un metodo per cercare e recuperare informazioni da determine, delibere e regolamenti in pochi minuti
• Saper estrarre punti chiave, riferimenti, scadenze e passaggi operativi da documenti complessi in modo controllato
• Saper creare modelli di “documenti intelligenti” riutilizzabili (schemi, prompt e template) per attività d’ufficio ricorrenti
• Saper costruire piccole ricerche automatiche e sistemi di consultazione interna con strumenti semplici
• Saper verificare l’output dell’AI, distinguendo informazioni certe da interpretazioni e riducendo errori
• Saper applicare buone pratiche su riservatezza e gestione dei contenuti (cosa inserire, cosa evitare, come anonimizzare)

Descrizione del corso:
“Documenti intelligenti e ricerca automatica con AI” è un corso operativo (09:00–13:00) pensato per chi in PA perde tempo tra documenti lunghi, allegati e archivi disordinati. L’obiettivo è imparare a usare l’AI per cercare, estrarre e riutilizzare informazioni contenute in atti e documenti pubblici, con un metodo pratico e replicabile. Lavoreremo su esempi reali di determine, regolamenti e delibere: come ottenere rapidamente sintesi affidabili, individuare punti chiave e trasformare contenuti complessi in output utili (elenchi di azioni, check, bozze e risposte interne).
La parte centrale del corso è dedicata alla costruzione di modelli di “documenti intelligenti” e a piccole ricerche automatiche: in pratica, come organizzare un set di documenti e interrogarlo in modo efficace con strumenti accessibili. Utilizzeremo ChatGPT, Gemini, NotebookLM e Docs AI, confrontando approcci e risultati, e lavorando sulle tecniche di controllo qualità per mantenere precisione e tracciabilità.

Risultati attesi:
Al termine del corso i partecipanti avranno un set di modelli pronti all’uso per interrogare e riassumere documenti tipici della PA, un metodo per estrarre informazioni in modo più rapido e ordinato e una procedura semplice per costruire ricerche automatiche interne su raccolte documentali. Sapranno inoltre impostare richieste efficaci, verificare gli output e ridurre errori e ambiguità, migliorando tempi di risposta e qualità del lavoro d’ufficio nelle attività che richiedono consultazione continua di atti e regolamenti.

Programma del corso

• Modulo 1 – L’AI per l’analisi documentale: strumenti e impostazione
  • Panoramica degli strumenti: ChatGPT, Gemini, Docs AI e NotebookLM
  • Differenza tra “generare testo” e “interrogare documenti”
  • Impostare l’ambiente di lavoro: caricamento file, formati supportati e limiti
  • Tecniche di anonimizzazione: come pulire i documenti dai dati personali prima dell’analisi
• Modulo 2 – Dal documento al dato: estrazione e sintesi
  • Analisi del singolo atto (es. Determina o Delibera): estrarre oggetto, importi e riferimenti
  • Creare sintesi operative: dal “burocratese” all’elenco di azioni da compiere
  • Individuare scadenze e obblighi normativi all’interno di testi complessi
  • Esercitazione: trasformare un capitolato in una checklist di controllo
• Modulo 3 – Costruire “Documenti Intelligenti” e Archivi
  • Lavorare su più documenti contemporaneamente: interrogare una raccolta di atti
  • L’uso di NotebookLM per creare una “base di conoscenza” d’ufficio affidabile
  • Ricerca semantica: trovare informazioni ponendo domande in linguaggio naturale (es. “Cosa prevede il regolamento in caso di…”)
  • Standardizzare le risposte interne basandosi su documenti ufficiali
• Modulo 4 – Affidabilità, Verifica e Privacy
  • Il controllo qualità: distinguere i fatti citati nel testo dalle “allucinazioni” dell’AI
  • Come verificare le fonti: chiedere all’AI di citare pagina e riferimento preciso
  • Gestione del rischio: cosa non caricare mai su piattaforme pubbliche
  • Buone pratiche per la conservazione e il riuso dei prompt di ricerca
• Q&A
  • Test su documenti reali
  • Rilascio attestati di partecipazione