Cerimoniale PA: eventi, incontri e visite istituzionali

Date di svolgimento del webinar: 

• 22 gennaio 2026
• 12 febbraio 2026
• 12 marzo 2026
• 15 aprile 2026
• 13 maggio 2026
• 17 giugno 2026

A chi si rivolge:
Il corso è rivolto a personale della Pubblica Amministrazione coinvolto nell’organizzazione di eventi e momenti istituzionali: segreterie del Sindaco/Presidente, segreterie di direzione e di gabinetto, uffici di staff e supporto agli organi, uffici comunicazione e URP, cerimoniale, protocollo, personale addetto a relazioni esterne e accoglienza, responsabili di servizio che coordinano manifestazioni, inaugurazioni, visite, conferenze, convegni, ricevimenti e incontri con delegazioni. È indicato anche per chi deve definire procedure interne per garantire uniformità, correttezza e qualità organizzativa.

Obiettivi di apprendimento:

• Comprendere finalità e principi del cerimoniale nella PA e il suo valore istituzionale
• Saper pianificare e gestire manifestazioni, convegni, visite e ricevimenti definendo ruoli, fasi e responsabilità
• Saper impostare inviti, accrediti, scalette, tempi, precedenze e posizionamenti con criteri chiari e replicabili
• Saper coordinare rapporti con autorità, rappresentanze, relatori, uffici interni e fornitori, riducendo criticità organizzative
• Saper gestire comunicazione, accoglienza e protocollo operativo (brief, check, materiali, gestione imprevisti)
• Saper prevenire errori frequenti (precedenze, tempi, layout, gestione delegazioni, aspetti logistici) e mantenere coerenza istituzionale

Descrizione del corso:
Il cerimoniale è una componente essenziale della vita istituzionale: definisce modalità, ordine e qualità con cui la Pubblica Amministrazione organizza e rappresenta eventi, incontri e momenti pubblici. Che si tratti di un convegno, di una visita ufficiale, di una cerimonia, di un ricevimento o di una manifestazione aperta al pubblico, la riuscita dipende dalla capacità di trasformare regole e prassi in un’organizzazione efficace: gestione di inviti e accrediti, scaletta e tempi, precedenze e posizionamenti, accoglienza delle autorità, coordinamento tra uffici e fornitori, gestione degli imprevisti.
Il corso fornisce un percorso operativo per organizzare eventi istituzionali in modo ordinato e professionale, mantenendo coerenza con il ruolo dell’ente e con il contesto. Verranno affrontati i passaggi critici di pianificazione e gestione, con indicazioni pratiche su come predisporre una checklist di lavoro, definire responsabilità, preparare materiali e gestire relazioni e comunicazione prima, durante e dopo l’evento. L’obiettivo è aiutare gli uffici a lavorare con metodo, riducendo errori e aumentando qualità percepita e correttezza formale.

Risultati attesi:
Al termine del corso i partecipanti saranno in grado di organizzare e gestire con maggiore sicurezza eventi e momenti istituzionali: sapranno impostare una pianificazione strutturata, gestire inviti, scalette e precedenze, coordinare accoglienza e logistica e affrontare gli imprevisti con un metodo replicabile. Avranno schemi e criteri operativi per rendere il cerimoniale più uniforme all’interno dell’ente, migliorando efficacia organizzativa, correttezza formale e qualità complessiva delle manifestazioni e degli incontri istituzionali.

Programma del corso

• Modulo 1 – I principi del Cerimoniale e la Pianificazione
  • Il valore del cerimoniale nella PA: forma, sostanza e immagine
  • Tipologie di eventi: cerimonie, convegni, inaugurazioni, visite ufficiali
  • La fase di progettazione: definizione degli obiettivi, budget e team di lavoro
  • Costruire la timeline: cosa fare prima, durante e dopo l’evento
• Modulo 2 – Protocollo, Precedenze e Simboli
  • L’ordine delle precedenze: cariche statali e locali
  • Il posizionamento delle autorità e il placé: a tavola e in platea
  • L’uso della bandiera e dei simboli istituzionali: nazionale, europea, locale
  • La gestione delle rappresentanze e delle delegazioni estere
• Modulo 3 – La Segreteria Organizzativa e l’Accoglienza
  • Gestione degli inviti: liste, save-the-date, formati e modalità di invio
  • Il cerimoniale di accoglienza: arrivo delle autorità, accredito e percorsi
  • Il tavolo dei relatori e il cerimoniale di palco
  • Il ruolo dello speaker/moderatore e la gestione dei tempi
• Modulo 4 – Regia, logistica e gestione imprevisti
  • La scaletta tecnica: lo strumento fondamentale di coordinamento
  • Rapporti con i fornitori (audio/video, catering, allestimenti) e con la stampa
  • Briefing e check finale: prevenire gli errori più comuni
  • Crisis management: gestire ritardi, assenze e cambi di programma all’ultimo minuto
• Q&A