Cerimoniale PA: eventi, incontri e visite istituzionali

A chi si rivolge:
Il corso è rivolto a personale della Pubblica Amministrazione coinvolto nell’organizzazione di eventi e momenti istituzionali: segreterie del Sindaco/Presidente, segreterie di direzione e di gabinetto, uffici di staff e supporto agli organi, uffici comunicazione e URP, cerimoniale, protocollo, personale addetto a relazioni esterne e accoglienza, responsabili di servizio che coordinano manifestazioni, inaugurazioni, visite, conferenze, convegni, ricevimenti e incontri con delegazioni. È indicato anche per chi deve definire procedure interne per garantire uniformità, correttezza e qualità organizzativa.

Obiettivi di apprendimento:

• Comprendere finalità e principi del cerimoniale nella PA e il suo valore istituzionale
• Saper pianificare e gestire manifestazioni, convegni, visite e ricevimenti definendo ruoli, fasi e responsabilità
• Saper impostare inviti, accrediti, scalette, tempi, precedenze e posizionamenti con criteri chiari e replicabili
• Saper coordinare rapporti con autorità, rappresentanze, relatori, uffici interni e fornitori, riducendo criticità organizzative
• Saper gestire comunicazione, accoglienza e protocollo operativo (brief, check, materiali, gestione imprevisti)
• Saper prevenire errori frequenti (precedenze, tempi, layout, gestione delegazioni, aspetti logistici) e mantenere coerenza istituzionale

Descrizione del corso:
Il cerimoniale è una componente essenziale della vita istituzionale: definisce modalità, ordine e qualità con cui la Pubblica Amministrazione organizza e rappresenta eventi, incontri e momenti pubblici. Che si tratti di un convegno, di una visita ufficiale, di una cerimonia, di un ricevimento o di una manifestazione aperta al pubblico, la riuscita dipende dalla capacità di trasformare regole e prassi in un’organizzazione efficace: gestione di inviti e accrediti, scaletta e tempi, precedenze e posizionamenti, accoglienza delle autorità, coordinamento tra uffici e fornitori, gestione degli imprevisti.
Il corso fornisce un percorso operativo per organizzare eventi istituzionali in modo ordinato e professionale, mantenendo coerenza con il ruolo dell’ente e con il contesto. Verranno affrontati i passaggi critici di pianificazione e gestione, con indicazioni pratiche su come predisporre una checklist di lavoro, definire responsabilità, preparare materiali e gestire relazioni e comunicazione prima, durante e dopo l’evento. L’obiettivo è aiutare gli uffici a lavorare con metodo, riducendo errori e aumentando qualità percepita e correttezza formale.

Risultati attesi:
Al termine del corso i partecipanti saranno in grado di organizzare e gestire con maggiore sicurezza eventi e momenti istituzionali: sapranno impostare una pianificazione strutturata, gestire inviti, scalette e precedenze, coordinare accoglienza e logistica e affrontare gli imprevisti con un metodo replicabile. Avranno schemi e criteri operativi per rendere il cerimoniale più uniforme all’interno dell’ente, migliorando efficacia organizzativa, correttezza formale e qualità complessiva delle manifestazioni e degli incontri istituzionali.