Documenti digitali PA: gestione e conservazione AgID

A chi si rivolge:
Il corso è rivolto a personale della Pubblica Amministrazione che gestisce documenti e flussi documentali digitali: responsabili della gestione documentale, responsabili della conservazione, personale di protocollo e segreteria, uffici informatici/RTD, URP, personale amministrativo coinvolto in fascicolazione e procedimenti, dirigenti e funzionari che devono presidiare compliance, qualità del dato documentale e corretta tenuta degli archivi digitali. È particolarmente utile per enti che stanno rivedendo o implementando modello organizzativo, manuali e strumenti di gestione e conservazione.

Obiettivi di apprendimento:

• Comprendere i principi e gli obblighi delle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
• Saper distinguere correttamente tra gestione documentale e conservazione, ruoli e responsabilità (RGC, RSC, RTD, uffici)
• Saper impostare un modello operativo per protocollo, classificazione, fascicolazione e gestione dei procedimenti in digitale
• Saper definire metadati, regole di produzione e organizzazione dei documenti per garantire reperibilità e valore probatorio
• Saper valutare i requisiti minimi del sistema di gestione documentale e del servizio di conservazione (interno/esterno)
• Saper prevenire criticità ricorrenti (duplicazioni, fascicoli incompleti, metadati incoerenti, errori di versamento in conservazione)

Descrizione del corso:
La gestione digitale dei documenti è un presidio fondamentale per l’efficienza dei procedimenti e per la conformità amministrativa. Le Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti digitali definiscono principi, ruoli, responsabilità e requisiti organizzativi e tecnologici che ogni ente deve tradurre in processi concreti: dalla produzione del documento, alla protocollazione e fascicolazione, fino al versamento e alla conservazione. Il corso affronta il tema con taglio operativo, chiarendo cosa cambia nella pratica quotidiana degli uffici e quali decisioni organizzative sono necessarie per garantire autenticità, integrità, reperibilità e corretta tenuta dell’archivio digitale. Verranno analizzati gli elementi chiave (metadati, fascicoli, manuali, flussi di lavoro, controlli) e fornite indicazioni utili per verificare l’assetto attuale dell’ente e definire un percorso di adeguamento sostenibile.

Risultati attesi:
Al termine del corso i partecipanti avranno un quadro chiaro degli obblighi e delle scelte operative previste dalle Linee Guida AgID e sapranno applicarli ai processi documentali dell’ente. Saranno in grado di impostare o rivedere le regole di gestione (protocollo, classificazione, fascicolazione), definire criteri minimi per metadati e flussi, e dialogare con fornitori/uffici IT per la corretta integrazione con la conservazione. L’obiettivo è ridurre rischi di non conformità, migliorare reperibilità e qualità del documento digitale e rendere più efficiente il lavoro degli uffici.