Documenti intelligenti: ricerca automatica con AI PA
Tecniche per cercare, estrarre e riutilizzare informazioni da atti e regolamenti. Costruzione di modelli di “documenti intelligenti” e ricerche automatiche semplici. Esercitazioni su documenti pubblici, con focus su velocità e affidabilità.
A chi si rivolge:
Il corso è rivolto a personale della Pubblica Amministrazione che lavora quotidianamente con documenti e atti e ha bisogno di recuperare informazioni in modo rapido e affidabile: segreterie, affari generali, protocollo e gestione documentale, uffici contratti e appalti, ragioneria/amministrazione, uffici tecnici, responsabili di procedimento e funzionari che redigono o consultano determine, delibere, regolamenti, capitolati, comunicazioni e note interne. È utile anche a chi deve costruire una “base documentale” di ufficio per rispondere a richieste ricorrenti, ridurre tempi di ricerca e standardizzare le risposte.
Obiettivi di apprendimento:
- Saper impostare un metodo per cercare e recuperare informazioni da determine, delibere e regolamenti in pochi minuti
- Saper estrarre punti chiave, riferimenti, scadenze e passaggi operativi da documenti complessi in modo controllato
- Saper creare modelli di “documenti intelligenti” riutilizzabili (schemi, prompt e template) per attività d’ufficio ricorrenti
- Saper costruire piccole ricerche automatiche e sistemi di consultazione interna con strumenti semplici
- Saper verificare l’output dell’AI, distinguendo informazioni certe da interpretazioni e riducendo errori
- Saper applicare buone pratiche su riservatezza e gestione dei contenuti (cosa inserire, cosa evitare, come anonimizzare)
Descrizione del corso:
“Documenti intelligenti e ricerca automatica con AI” è un corso operativo (09:00–13:00) pensato per chi in PA perde tempo tra documenti lunghi, allegati e archivi disordinati. L’obiettivo è imparare a usare l’AI per cercare, estrarre e riutilizzare informazioni contenute in atti e documenti pubblici, con un metodo pratico e replicabile. Lavoreremo su esempi reali di determine, regolamenti e delibere: come ottenere rapidamente sintesi affidabili, individuare punti chiave e trasformare contenuti complessi in output utili (elenchi di azioni, check, bozze e risposte interne).
La parte centrale del corso è dedicata alla costruzione di modelli di “documenti intelligenti” e a piccole ricerche automatiche: in pratica, come organizzare un set di documenti e interrogarlo in modo efficace con strumenti accessibili. Utilizzeremo ChatGPT, Gemini, NotebookLM e Docs AI, confrontando approcci e risultati, e lavorando sulle tecniche di controllo qualità per mantenere precisione e tracciabilità.
Risultati attesi:
Al termine del corso i partecipanti avranno un set di modelli pronti all’uso per interrogare e riassumere documenti tipici della PA, un metodo per estrarre informazioni in modo più rapido e ordinato e una procedura semplice per costruire ricerche automatiche interne su raccolte documentali. Sapranno inoltre impostare richieste efficaci, verificare gli output e ridurre errori e ambiguità, migliorando tempi di risposta e qualità del lavoro d’ufficio nelle attività che richiedono consultazione continua di atti e regolamenti.