Nel corso del nostro speciale dedicato agli adempimenti previdenziali della Pubblica Amministrazione, abbiamo esplorato i fondamenti della Denuncia Mensile Analitica (DMA) in UniEmens, le imminenti rivoluzioni previste dall’Applicativo SCAD dal 1° Ottobre 2025 e le corrette procedure per gestire il Flusso a Variazione e le sanzioni INPS.
A completamento di questo quadro normativo e operativo, c’è un ulteriore tassello fondamentale che gli uffici del personale e i responsabili del trattamento economico devono conoscere alla perfezione: la gestione della malattia.
A partire da gennaio 2026, le modalità di esposizione degli eventi di malattia nel flusso UniEmens per la Pubblica Amministrazione subiranno cambiamenti radicali. L’INPS richiede ora un grado di dettaglio inedito, mirato a incrociare in tempo reale i dati retributivi con i certificati medici telematici. Vediamo nel dettaglio le nuove regole operative e come prepararsi.
Esposizione malattia UniEmens PA: le nuove regole da gennaio 2026
Fino a poco tempo fa, l’esposizione della malattia in UniEmens/ListaPosPA seguiva logiche più aggregate. Con le nuove disposizioni in vigore da marzo 2026, la compilazione del flusso ordinario richiede l’utilizzo di attributi specifici per identificare in modo inequivocabile ogni singolo evento morboso.
La novità principale riguarda l’elemento IdentMotivoUtilizzoCausale all’interno del flusso telematico. Il datore di lavoro pubblico non può più limitarsi a indicare genericamente l’assenza e la decurtazione retributiva, ma deve fornire le “coordinate” esatte del certificato medico che giustifica quell’assenza.
Inoltre, nel caso in cui un dipendente subisca più eventi di malattia nello stesso mese, ciascun evento dovrà essere dichiarato con un elemento distinto all’interno del flusso. L’INPS tollererà la compilazione cumulativa solo in casi eccezionali in cui la separazione tecnica risulti impossibile, ma la regola generale diventa la frammentazione analitica dell’evento.
L’obbligo del Codice PUC per il certificato telematico
Il cuore di questa riforma espositiva ruota attorno all’attributo TipoIdentMotivoUtilizzo. Dal 2026, chi compila il flusso UniEmens dovrà valorizzare questo campo utilizzando parametri ben definiti.
La regola d’oro prevede l’inserimento del PUC (Protocollo Unico del Certificato). Se il dipendente ha presentato un certificato di malattia telematico (la prassi ormai standard), il datore di lavoro dovrà obbligatoriamente indicare il valore “PUC” nel flusso, associandolo al numero di protocollo esatto rilasciato dal medico curante.
Cosa succede nei casi residuali in cui il certificato telematico non sia disponibile? L’INPS ha previsto delle alternative codificate:
- Il valore “DATA”, che deve indicare l’inizio esatto della malattia (utilizzabile per i certificati cartacei residuali).
- Il valore “PROTOCOLLO”, da utilizzare se viene rilasciato un numero di protocollo cartaceo dalla struttura territoriale dell’INPS.
L’inserimento del PUC permetterà all’applicativo SCAD e ai sistemi di controllo dell’INPS di validare automaticamente la legittimità della prestazione economica anticipata o conguagliata, bloccando alla fonte le anomalie.
Flussi di regolarizzazione per periodi antecedenti al 2026
L’entrata in vigore delle nuove regole a gennaio 2026 segna uno spartiacque anche per la gestione delle rettifiche e dei conguagli.
Una delle modifiche più impattanti per chi fa le paghe riguarda i codici di restituzione. Ad esempio, il codice causale “E775” (utilizzato storicamente per la “Restituzione indennità malattia indebita”) non sarà più utilizzabile a partire dal 2026.
Se l’Ente dovrà effettuare delle rettifiche per indennità di malattia percepite indebitamente nel 2026 in poi (ad esempio a seguito di una visita fiscale con esito negativo), dovrà obbligatoriamente agire tramite flussi regolarizzativi sul periodo originario, utilizzando il Flusso a Variazione (V1) che abbiamo approfondito nel nostro precedente articolo.
Tuttavia, vale il principio della continuità per il passato: per le regolarizzazioni relative a periodi antecedenti a gennaio 2026, le amministrazioni continueranno ad applicare le vecchie modalità espositive. Restano inoltre invariati i codici relativi a recuperi particolari, come “R806” e “R808” (ex IPSEMA e Spettacolo).
Adeguare i software e formare il personale
L’errore nella compilazione dei codici PUC o nell’esposizione della malattia porterà inevitabilmente a scarti nei controlli automatizzati dell’INPS e a possibili disallineamenti della Nuova Banca Dati Contributiva. È essenziale che gli enti adeguino tempestivamente non solo i software gestionali, ma soprattutto le competenze di chi materialmente compila la dichiarazione.
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