Conservazione Digitale a Norma AgID e Conservazione Sostitutiva: differenze e regole

Dopo aver implementato i giusti Software DMS, ECM e Protocollo Informatico per automatizzare i flussi di lavoro, ogni Pubblica Amministrazione e Istituzione Scolastica deve affrontare la fase conclusiva e più delicata del ciclo di vita del documento: garantirne l’integrità e la reperibilità nel lungo periodo.

Non è sufficiente, infatti, salvare un file in una cartella condivisa o su un hard disk per essere in regola. Per mantenere inalterata la validità legale documenti informatici nel tempo (anche decenni), è obbligatorio ricorrere a un processo tecnico e normativo rigoroso, regolamentato dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

In questo articolo faremo chiarezza sulla conservazione sostitutiva e dei documenti digitali, analizzando i processi tecnici richiesti dalle Linee Guida AgID e i ruoli fondamentali all’interno dell’Ente.

Dalla dematerializzazione cartacea all’archivio digitale

Molti Enti Locali si trovano ancora oggi a dover gestire archivi ibridi, composti da file nativi digitali e da vecchi faldoni cartacei. Il passaggio al digitale inizia spesso con la dematerializzazione: la trasformazione della carta in file digitali (solitamente PDF) tramite scanner.

Per rendere questo passaggio davvero utile, i sistemi di gestione moderni utilizzano tecnologie OCR (Optical Character Recognition), capaci di “leggere” il testo all’interno delle immagini scansionate, rendendolo ricercabile tramite la funzione di ricerca full-text.

Tuttavia, scansionare un documento non gli conferisce validità giuridica automatica. È qui che entra in gioco il concetto di conservazione.

Conservazione sostitutiva e dei documenti digitali: le differenze

Nel linguaggio comune, i termini vengono spesso confusi, ma normativamente indicano due procedure con origini diverse:

• Conservazione Sostitutiva: Si riferisce specificamente al processo giuridico-informatico attraverso il quale un documento cartaceo analogico (come una vecchia fattura o un contratto firmato a penna) viene trasformato in digitale, garantendone la piena validità legale ed eccezionalmente permettendo la distruzione dell’originale cartaceo.
• Conservazione Digitale a norma: È il processo (oggi standardizzato dalle Linee Guida AgID in attuazione dell’art. 44 del CAD) che garantisce nel tempo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nativi digitali (come le fatture elettroniche, le PEC o le determine firmate digitalmente).

Oggi l’obiettivo principale della PA è l’attuazione della conservazione a norma per tutto l’ecosistema digitale prodotto dall’Ente.

Il processo tecnico AgID: PdV, PdA e PdD

Come avviene tecnicamente il passaggio del documento dal software di protocollo al sistema del Conservatore? Le Linee Guida AgID e i manuali operativi definiscono un iter basato su tre pacchetti informativi fondamentali:

1. Pacchetto di Versamento (PdV): L’Ente produttore (attraverso il proprio sistema gestionale) raggruppa il documento informatico, i suoi allegati e l’indice dei metadati (obbligatori secondo l’Allegato 5 AgID) e li trasmette al sistema di conservazione in un formato standard concordato.
2. Pacchetto di Archiviazione PdA: Il sistema del Conservatore riceve il PdV, lo verifica e genera il Pacchetto di Archiviazione. È su questo “contenitore” che vengono apposte la firma digitale e la marca temporale, sigillando di fatto il documento per garantirne l’immodificabilità assoluta nel tempo.
3. Pacchetto di Distribuzione (PdD): Quando un utente autorizzato o un cittadino (ad esempio tramite accesso agli atti) richiede la visualizzazione di un documento storico, il sistema di conservazione genera un PdD, ovvero una copia conforme all’originale archiviato, pronta per la consultazione e leggibile dai software moderni.

Il ruolo del Responsabile della conservazione

L’intero impianto della conservazione non si regge solo sui software, ma sulle responsabilità umane. Il CAD e le Linee Guida AgID impongono alle Pubbliche Amministrazioni la nomina di un Responsabile della Conservazione.

Questa figura opera in stretta sinergia (o talvolta coincide, negli Enti più piccoli) con il Responsabile della Gestione Documentale. I suoi compiti sono cruciali:

• Definire e attuare le politiche di conservazione dell’Ente.
• Redigere il Manuale di Conservazione, un documento che descrive architetture, misure di sicurezza e tipologie documentali (es. registri di protocollo, determinazioni, contratti).
• Rapportarsi con eventuali “Conservatori accreditati” esterni, in caso di esternalizzazione del servizio.
• Stabilire le procedure per la selezione e lo scarto dei documenti, nel rispetto della normativa sui beni culturali.

L’adozione di misure di sicurezza adeguate, in linea con il Regolamento UE 679/2016 (GDPR), ricade anch’essa sotto la supervisione organizzativa di questa figura e del Titolare del trattamento.